Yritysten toimintaympäristöt muuttuvat jatkuvasti, ja yritykset toisensa jälkeen käyttävät muutoksen hallintaan huomattavia määriä aikaa, rahaa ja riskienhallintaan kuluvia hermoja. Kun asiakasviestinnän volyymi on suuri ja erilaisten kanavien ja järjestelmien hallinta kompleksista, muodostuu muutoksen hallinnasta kallista ja aikaavievää.
Ensimmäinen syy kustannusten nousuun on manuaalisen työn määrä: Kun kaikki toimenpiteet ovat reaktioita, mitään ei kyetä tai ehditä suunnittelemaan automaation tasolle. Tällöin yksinkertaisiakin asioita joudutaan hyväksymään eri puolilla organisaatiota.
Samalla projektien luvattoman pitkät läpivientiajat tekevät niistä pahimmillaan loppumattomia, kun tavoitteita joudutaan rukkaamaan uusiksi muutoksen kehittyessä ja vaihtaessa jatkuvasti suuntaansa.
Toinen kustannustekijä on prosessien taustalla vaikuttavien teknologioiden irrallisuuden ja huonon yhteistoiminnallisuuden tuottama prosessi- ja järjestelmävastuiden hämähäkinseitti: Asiakkaille lähteviä viestejä joudutaan koostamaan eri lähteistä tuotavasta datasta, tai yksittäiset järjestelmät lähettävät asiakkaille viestejä omien automaatioidensa pohjalta.
Kun tiettyyn asiakkuuden vaiheeseen liittyvää viestipohjaa täytyy lopulta muokata, muokataanko silloin liiketoimintaprosessia vai järjestelmää? Ja kuka sen osasikaan tehdä edellisellä kerralla, kolme vuotta sitten?
Miten teknologiaratkaisulla voidaan vaikuttaa näihin kaikkiin kustannustenkasvattajiin? Ydinprosesseihin liittyvien järjestelmien vaihto ei ole halpaa eikä helppoa, mutta siitä voi tehdä merkittävästi perinteistä yksinkertaisempaa.
Edita Priman lähestyminen asiakasviestinnän haasteisiin
Asiakasviestinnän teknologiaratkaisumme tarjoaa yrityksille mahdollisuuden keskittää asiakasviestintänsä yhdelle alustalle, mikä helpottaa viestien luomista, lähettämistä ja hallintaa.
Ratkaisumme avulla yritykset voivat varmistaa, että asiakasviestintä saavuttaa asiakkaat oikea-aikaisesti ja saavutettavuusdirektiivin täyttäen. Ratkaisumme avulla yritykset voivat myös säästää tiimien työaikaa, nopeuttaa prosesseja ja saavuttaa kustannussäästöjä.
Asiakasviestinnän kehittämiseen liittyy tavallisesti neljä vaatimusaluetta:
Toistuvat työprosessit tulee kyetä automatisoimaan asiakkaan valitsemaan rajaan asti
Pienten muutosten tulee olla tehtävissä lähellä asiakasta, ilman ohjelmointitaitoja
Aineiston ja ulos lähtevien viestien tulee olla hallittavissa helposti ja mahdollisimman pienellä määrällä
Asiakasviestinnän kustannusten pitää olla mahdollisimman hyvin ennustettavia, viestin luomisesta sen asiakkaille välittymiseen asti
Todellisessa maailmassa kaikkea ei pystytä automatisoimaan, isoissa muutoksissa vaaditaan erityisosaamista, ‘helppo’ on aina suhteellista ja viestien välityskustannukset riippuvat välityksen toteuttavien palveluntarjoajien hinnoista.
Mutta vaikka asiakasviestinnänkään maailma ei ole täydellinen, siitä voi tehdä itselleen merkittävästi yksinkertaisemman kun panostaa laadukkaisiin ja joustaviin toteutuksiin järjestelmistä lähtien.
Asiakasviestinnän muutos voi olla teillekin mahtava voimavara
Koska maailma on täynnä nelikenttiä ja ratkaisuja myös asiakasviestintään, me olemme käyttäneet asiakkaidemme puolesta aikaa ja vaivaa parhaiten Suomen toimintaympäristöön soveltuvien teknisten ratkaisujen valintaan.
Me autamme asiakkaitamme toteuttamaan Customer Communication Management -alustoja, jotka auttavat asiakkaidemme viestintävastuullisia
automatisoimaan tiedon keräämisen esim. digitaalisista lomakkeista
tuottamaan mm. erilaisia asiakasdokumentteja (laskuja, sopimuksia, ehtoliitteitä, jne.) yhdenmukaisista dokumenttimoduuleista
yksinkertaistamaan viestinnän järjestelmäarkea, vähentämällä tarvetta hyppiä käyttöliittymien välillä
nopeuttamaan dokumenttien muutostyötä, vähentämällä esimerkiksi IT-organisaatiolle ohjautuvia palvelupyyntöjä
Näiden muutosten ansiosta asiakkaidemme kyky viestiä onnistuneesti asiakkaidensa kanssa kasvaa, koska
työntekijöiden aika vapautuu valmistelevasta työstä varsinaiseen viestintään ja sen kehittämiseen,
viestien laatu kehittyy positiivisesti niiden hyödyntämän tiedon laadun parantuessa, ja ennen kaikkea
viestintään tarvittavia investointeja voidaan kohdentaa ruohonjuuritason tulipalojen sammuttamisen sijaan asiakassuhteita edistävien prosessien ylläpitoon ja kehitykseen
Yksi alusta ja tehokkaaksi automatisoitu ja hallinnoitu asiakasviestintä - mahdollista, mutta miten?
Oikein valittu, ja kunnolla käyttöön otettu, asiakasviestinnän CCM-alusta, auttaa yritystäsi tehostamaan toimintaansa automatisoimalla dokumenttien luomisen ja hallinnan sekä niiden jakelun eri kanaviin. Tämä helpottaa suurten asiakasviestinnän volyymien hallintaa myös muutosten aikana. Helppokäyttöisenä se sopii monenlaisiin käyttökohteisiin ja organisaation osiin, ruuhkauttamatta IT-organisaatiota palvelupyynnöillä.
Jos teilläkin halutaan vähentää manuaalista työtä sekä asiakasviestinnän kustannuksia samalla parantaen tehokkuutta, meidän kannattaa ainakin keskustella. Ei geneerisiä myyntikalvoja, vaan keskustelua CCM-järjestelmän mahdollisuuksista juuri teidän tilanteessanne sekä siitä, mitä onnelliseen muutokseen juuri teidän kohdallanne vaaditaan.
Ota yhteyttä tai varaa aika suoraan kalenteriin alta!
Varaa aika tästä
Voit myös ladata oppaan tutustuaksesi lisää aiheeseen: https://perfection.editaprima.fi/lataa-kuinka-hallita-asiakasviestintaa-paremmin
tai suoraan syventyä tarkemmin palveluumme täältä: https://editaprima.fi/fi/asiakasviestinnan-teknologia
Matti Pylväs
Sales Executive
+358 44 341 5052
matti.pylvas@edita.fi