Blogi

Kirjoittaja: Ville Hiltunen / Key Account Manager
Julkaisupäivä: 2022-09-08

Monimutkaisesta datasta helposti hallinnoitaviksi asiakirjoiksi

Jaa:

Yrityselämässä ainoa varma asia, johon voimme luottaa on muutos. Muutos vaatii yritykseltä aikaa ja resursseja ja siihen sisältyy aina myös riskejä. Ymmärrys, uteliaisuus oppia ja osaaminen vähentävät muutokseen liittyviä riskejä. Suuret kokonaisuudet vaativat näitä kaikkia, kun yrityksen prosesseihin haetaan muutosta kilpailukyvyn parantamiseksi. Usein yksi muutos organisaatiossa johtaa edelleen seuraavaan muutostarpeeseen. 

Jatkuvan muutoksen lisäksi olemme havainneet, että yritysten liiketoimintaprosessit sisältävät paljon manuaalisia työvaiheita. Työn organisointi ja omien työtehtävien hallinta vie tänä päivänä yhä enemmän tietotyöläisen aikaa. Erilaisten työtehtävien työvaiheet ovat monimutkaistuneet ja erityisosaamista tarvitaan yrityksissä runsaasti. Monet uudet hankkeet ja työkalujen käyttöön otto vaatii yrityksiltä paljon aikaa ja perehtymistä.

Yritysten liiketoiminnassa hyödynnetään tänä päivänä lukuisia järjestelmiä. CRM, ERP, CDP, WMS jne. ovat lyhenteitä, joiden taustalla on aina järjestelmä, jossa säilytetään dataa yrityksen asiakkaista, palveluista, tai tuotteista. Monella toimialalla nämä taustajärjestelmät saattavat olla kehitetty ko. toimialan tarpeisiin kymmeniä vuosia sitten. Näissä järjestelmissä ei ole moderneja API-rajapintoja, jotka mahdollistavat integraation ohjelmistoon, eikä sellaisia ole niihin edes mahdollista kehittää. 

Keskitetyn ja hallitun liiketoimintaprosessin automatisoiminen tällaisessa toimintaympäristössä on usein erittäin haastavaa ja kallista. Tällöin usein päädytään osaoptimoituihin ratkaisuihin, joissa väistämättä jollain tavalla joudutaan asioita tekemään manuaalisesti. Miltä kuulostaisi, jos tästä kaikesta voisi tehdä automaation avulla helpompaa ja kustannustehokkaampaa?

Minimoi muutostilanteiden riskit vähentämällä manuaalisen työn vaiheita 

Tarjoamme järjestelmän, jonka avulla luodaan aikaa ja työvaiheita säästäen automatisoidusti ja dataohjatusti dokumentteja, asiakirjoja ja muita digitaalisia sisältöjä. Meidän tarjoamallamme ratkaisulla sisältöjen ylläpitäminen ja julkaiseminen voidaan yrityksissä hoitaa ilman ohjelmointiosaamista suoraan järjestelmänkäyttöliittymästä. Tämä tarkoittaa, että yrityksissä voidaan hyödyntää järjestelmää hyvin laaja-alaisesti, mutta silti ilman vaatimusta erityisestä IT-osaamisesta. Yksittäisten viestien muokkaaminen ja lähettäminen on mahdollista toteuttaa liiketoimintapäättäjien, tai jopa asiakaspalvelijan toimesta. Muutostilanteiden läpivieminen mahdollistuu myös vaivattomammin, kun asiakirjojen versionhallinta yksinkertaistuu ja virheiden mahdollisuus vähenee.

Quadient Inspire -järjestelmän avulla autamme asiakkaitamme hallitsemaan ja ennustamaan asiakasviestinnän kustannuksia. Järjestelmän avulla yritys voi luoda joko yksittäisen liiketoimintaprosessin, tai lukuisia erillisiä prosesseja, joiden lopputuloksena voidaan tuottaa eri kanavissa julkaistavia asiakirjoja ja dokumentteja. Näitä kanavia voi olla esim. paperipostitus, digitaalinen asiakasarkisto, erilaiset digitaaliset julkaisualustat, -viestipalvelut tai jopa verkkosivut.

Dokumenttipohjien tai prosessityönkulkujen luominen onnistuu järjestelmässä ilman ohjelmointiosaamista. Jopa lukuisat erilaiset datakonversiot onnistuvat näin. Lisäksi etukäteen määritettyjen roolien mukaiset aineistojen hyväksymisprosessit nopeuttavat ja tehostavat uuden aineiston julkaisua.

Miksi ei integraatioalustaa tai ohjelmistorobotiikkaa?

Integraatioalustan tai ohjelmistorobotiikan avulla voidaan tehdä kattavasti datakonversioita ja automatisoida tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Quadient Inspire -teknologian hyödyt korostuvatsiinä tilanteessa, kun tietoa halutaan joko kerätä erilaisten verkkolomakkeiden avulla ja/tai liiketoimintaprosessissa on tarpeen luoda erilaisia dokumentteja, kuten laskuja, tilausvahvistuksia, html-sivuja, tuoteoppaita yms. Näiden dokumenttien luomisen ja datan konvertoinnin ja siirtämisen yhdistävät prosessit onnistuvat tehokkaimmin yhdessä Customer Communications Management -järjestelmässä.

Monimutkaisesta datasta helposti hallinnoitaviksi asiakirjoiksi

CCM (Customer Communications Management) -ratkaisun ansiosta asiakkaamme pohjoismaisella pankki-, rahoituslaitos- ja vakuutussektorilla pystyvät paremmin keskittymään oman liiketoimintansa ydinalueisiin. Tämä säästää aikaa ja työtunteja, nopeuttaa, yhtenäistää ja yksinkertaistaa aineistonhallintaa, nostaa prosessin luotettavuutta ja minimoi manuaalisesta työstä syntyvien riskien mahdollisuutta. Asiakkaidemme ydinliiketoiminnan tehokkuus nousee.

Tarjoamamme ohjelmistoalusta auttaa asiakasta hallitsemaan ja ennustamaan asiakasviestinnän kustannuksia. Muodostamme järjestelmään luettavista dokumenteista rakenteellista dataa, jota voidaan hyödyntää muissa järjestelmissä ja liiketoiminnan prosesseissa. Automatisoimme yksittäisiä liiketoimintaprosesseja joko kokonaan tai osittain, jolloin sinä voit keskittyä vain olennaiseen sekä samalla vapautamme IT-osaston resursseja antamalla bisnes-käyttäjille mahdollisuudet hallinnoida viestien sisältöä ja ulkoasua.

Asiantuntijamme osaa kertoa tarkemmin Quadient Inspire -järjestelmän mahdollisuuksista ja kertoa, miten sillä voitaisiin ratkoa juuri teidän yrityksenne haasteita. 

Voimme varmaan sopia 45min tapaamisen aiheesta?

Varaa aika tästä

Ville Hiltunen

Key Account Manager
+358 40 860 2541
ville.hiltunen@edita.fi

Kommentit ovat erittäin tervetulleita ja arvostettuja