Hyvin suunniteltu, toteutettu ja saavutettavaksi rakennettu asiakirja tai dokumentti on tärkeä osa laadukasta ja vastuullista asiakasviestintää jokaisessa yrityksessä. Mitä paremmin saavutettavuus on huomioitu, sitä itsenäisemmin erilaiset ihmiset voivat käyttää sujuvasti erilaisia digipalveluja.
Saavutettavuus on digitaalisen maailman esteettömyyttä. Se mahdollistaa erilaisten ihmisten käyttää digitaalisia palveluita, verkkosivuja tai niissä olevia sisältöjä, kuten dokumentteja. Saavutettavuus ei kuitenkaan aina näy ulospäin.
Asiakirjojen ja dokumenttien saavutettavuus
Valtiovarainministeriö tiedotti 8.4.2024, että kansalaiset saavat viranomaispostin tulevaisuudessa pääosin sähköisesti. Tarkoituksena on edistää digitaalisen viranomaisviestinnän ensisijaisuutta palveluissa. Hankkeen tavoitteena on, että lainsäädäntö sähköisen tiedonannon ensisijaisuudesta tulee voimaan vuonna 2026.
Saavutettavuusvelvoite ei koske ainoastaan julkishallinnon digitaalisia palveluita, vaan Suomessa voimassa oleva digipalvelulaki velvoittaa kaikkia julkisia toimijoita, kuten pankkeja, vakuutusyhtiöitä ja monia järjestöjä huolehtimaan digitaalisen viestinnän saavutettavuudesta. Asiakirja, jota velvoite koskee, voi olla esimerkiksi asiakkaalle tehty kirjepohja tai useita sivuja sisältävä dokumentti, hinnasto, valtakirja, sopimus, päätös, hakemus tai ilmoitus.
Julkishallinnon, yritysten ja järjestöjen asiakirjojen ja dokumenttien saavutettavuusvaatimusten huomioiminen alkaa jo suunnitteluvaiheessa. Myös valmiiden dokumenttien tarkistaminen ja päivittäminen saavutettavaksi on oikean asiantuntijan avulla mahdollista.
Miten tunnistan saavutettavan dokumentin?
Saavutettavuutta ei pysty tunnistamaan pelkästään asiakirjan tai dokumentin ulkoasusta, mutta tietyt lainalaisuudet kuuluvat niistä jokaiseen. Visuaalisesti puhutaan selkeistä kontrasteista ja vastaväreistä sekä tekstin riittävästä pistekoosta ja järkevistä riviväleistä. Sisällön osalta saavutettavuutta on selkokielisyys ja tekstin toimiva jäsentely esimerkiksi oikeanlaista otsikkohierarkiaa noudattamalla.
Visuaalisuuden ja sisällön lisäksi on huomioitava verkkoa käyttävät erityisryhmät, kuten ruudunlukuohjelmien käyttäjät. Tällöin saavutettavuutta on esimerkiksi se, että asiakirjan sivun jokaisella elementillä on seliteteksti.
Milloin teillä viimeksi tarkistettiin, että yrityksenne asiakirjat ja dokumentit vastaavat viranomaisten asettamia saavutettavuusvaatimuksia?
Ota yhteyttä asiantuntijaamme:
Matti Pylväs [ Varaa aika tästä ]
+358 44 341 5052, matti.pylvas@edita.fi
> Lue lisää palvelustamme täältä, minkä avulla suunnittelet asiakirjasi saavutettaviksi.