Keväällä järjestettävien vaalien suunnittelu aloitetaan tyypillisesti tähän aikaan vuodesta. Vaalien järjestäminen saattaa tuntua uuvuttavalta ja jopa hieman pelottavalta ajatukselta. Eikä ihme, onhan vaaliprojekti varsin herkkä ja tunteita herättävä kokonaisuus, jonka toteuttamiseen ei organissaatioissa tai järjestöissä yleensä ole rutiinia.
Enemmistön mielipiteen selvittäminen äänestämällä on kuitenkin välttämätöntä monissa organisaatioissa, järjestöissä ja yhdistyksissä. Hyvin järjestetyt ja läpinäkyvät vaalit on organisaatiolta vastuullinen viesti siitä, että tärkeät päätökset tehdään demokraattisesti tai ketään syrjimättä. Jokaisen äänioikeutetun ääni on samanarvoinen ja yhtä merkittävä. Siksi on ensi arvoisen tärkeää, että vaalien suunnittelemiseen käytetään riittävästi aikaan ja ne toteutetaan yhdessä luotettavan ja osaavan kumppanin kanssa.
Kohti ensi vuoden onnistuneita vaaleja
Onnistuneiden vaalien lähtökohta on aina sujuva ja luotettava prosessi, jota laadukas viestintä ja projektijohtaminen tukevat. Riskit kasvavat sitä mukaa, mitä vähemmän rutinoitunut prosessi vaalien järjestäminen organisaatiolla tai järjestölle on.
1. Varaa tarpeeksi aikaa
Vaaliprojektit kestävät tavallisesti 9-12 kk, josta itse äänestysaika kestää vain muutaman viikon. Tämän valossa onkin helppo todeta, että vaalien järjestämiseen liittyy kuitenkin paljon muutakin, kuin pelkkä äänestäminen. Itse asiassa valtaosa asiakkaidemme käyttämästä ajasta kuluu ehdokasasettelun koordinointiin ja erilaisten vaaliviestinnän ratkaisujen suunnitteluun ja toteuttamiseen.
2. Toteutus alkaa tavoitteiden määrittelyllä
Ennen varsinaista vaaliprojektin aloittamista tulee vaalien valmistelu aloittaa määrittelemällä vaalien toteutustapa ja teknisen ratkaisun laajuus. Usein vaalijärjestyksessä otetaan kantaa myös tekniseen toteutukseen vaikuttaviin asioihin, kuten vaalitapaan ja äänestystapaan.
Vaalien teknistä toteutusta suunniteltaessa on oikean kumppanin valinta ensiarvoisen tärkeää. Oman organisaation resurssit ja vaaliprosessin tuntemus vaikuttavat oleellisesti siihen, millaisen kumppanin organisaatio tarvitsee.
3. Jaa vaalien järjestäminen vaiheisiin
Ei muuta kuin ehdokkaat esille ja äänestämään! Helppoa ja suoraviivaista, eikö?
Valitettavasti ei aivan. Vaalien järjestämiseen liittyy lukematon määrä erilaisia pieniä ja suuria päätöksiä. Näillä päätöksillä on vaikutusta koko vaalin toteutukseen. Jakamalla vaalien järjestämisen erilaisiin vaiheisiin (ennen vaaleja, vaalien aikana ja vaalien jälkeen) on kokonaisuus helpommin hahmotettavissa.
Tässä yhteydessä palvelutoimittajan kokemus asiantuntemus maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin. Palveluntuottajan kokemuksen avulla voidaan myös ennakoida tulevia riskejä ja mahdollisia päätöksentekotarpeita.
Oikean palvelukumppanin valinta vapauttaa järjestäjän resursseja ja hillitsee riskejä
Olipa vaalien järjestäminen ajankohtaista nyt tai lähitulevaisuudessa, lataa opas vaalien suunnittelemisen ja järjestämisen tueksi. Oppaan luettuaan lukijalla on ymmärrys siitä, mitä kaikkea vaalin järjestäminen vaatii, kuinka paljon aikaa ja resursseja projektiin tulee varata ja miten projektiin liittyviä riskejä voi hallita.
Ymmärryksen ja kokonaiskuvan lisäksi onnistuneen vaaliprojektin takaa oikean kumppanin valinta. Vaalien järjestämiseen erikoistunut toimittaja kykenee muodostamaan asiakkaalle toimitettavasta moniulotteista kokonaisuudesta hallitun projektikokonaisuuden. Vaaliprojektissa kunkin vaalin vaiheen valmistelu on pilkottu pieniin tehtäviin. Tehtävien edistymistä seuraamalla varmistetaan, että kaikki vaadittavat yksityiskohdat tulee huomioitua ja kaikelle jää riittävä valmisteluaika.
Kuvasimme oppaassa, miten osaava palvelukumppani voi auttaa vaalien järjestäjää riskien tunnistamisessa. Oikea kumppani voi myös auttaa hyödyntämään uusimmat teknologiset ratkaisut mm. vaaliviestinnän tukena. Kaikella tällä vapautetaan vaalin järjestäjän resurssia muuhun vaalityöhön.
Lataa opas onnistuneet vaaliprojektin toteuttamiseksi tästä.
Vaalien toteuttamiseen sisältyy lukematon määrä erilaisia päätöksiä, joiden vaikutuksia voi olla vaikea ennakoida päätöksiä tehtäessä. Yhdistämällä kokemuksemme yli 200 vaalin järjestämisestä kattaviin ja jokaiseen vaalijärjestykseen mukautuviin järjestelmiin saadaan aikaiseksi toteutus, jossa hyödynnetään digitaalisten palveluiden tarjoamat mahdollisuudet täysimääräisesti ilman, että joudutaan tekemään kompromisseja vaalisalaisuuden, tietoturvan tai tietosuojan suhteen.
Ota rohkeasti yhteyttä, niin pohditaan yhdessä, kuinka toteutamme juuri teidän tarvetta vastaavat ja onnistuneet vaalit.
Ville Hiltunen, Key Account Manager