Blogi

Kirjoittaja: Ville Hiltunen / Key Account Manager
Julkaisupäivä: 2021-11-09

Digitaaliset ratkaisut vaalien toteuttamisen tukena

Suomessa on järjestetty vaaleja jo 110 vuoden ajan. Enemmistön mielipiteen selvittäminen äänestämällä on välttämätöntä myös monissa organisaatioissa, järjestöissä ja yhdistyksissä. Hyvin järjestetyt ja läpinäkyvät vaalit on organisaatiolta vastuullinen viesti siitä, että tärkeät päätökset tehdään demokraattisesti tai ketään syrjimättä. Jokaisen äänioikeutetun ääni on samanarvoinen ja yhtä merkittävä. 

Sähköinen äänestäminen uudisti järjestö- ja osuuskuntavaalit noin 10 vuotta sitten. Nykyään on jo arkipäivää, että äänestäjä voi valita haluamansa äänestystavan online-palvelun ja postin kautta palautettavan äänestyskirjeen välillä. Vaaliprojektit kestävät tyypillisesti 9-12 kk, josta itse äänestysaika kestää vain muutaman viikon. Tämän valossa onkin helppo todeta, että vaalien järjestämiseen liittyy kuitenkin paljon muutakin, kuin pelkkä äänestäminen.  Itse asiassa valtaosa asiakkaidemme käyttämästä ajasta kuluu ehdokasasettelun koordinointiin ja erilaisten vaaliviestinnän ratkaisujen suunnitteluun ja toteuttamiseen. 

Onnistuneen vaaliprojektin kannalta keskeiset, usein liian vähälle huomiolle jäävät kysymykset liittyvät usein siihen, miten digitaalisilla palveluilla voidaan tukea esimerkiksi ehdokasasettelua, ehdokaskuvien keräämistä tai muuta vaaliviestintää? Ja miten taata kaikissa ratkaisuissa vaatimukset täyttävä tietoturva?. Näihin kysymyksiin liittyvät ratkaisut ovat myös niitä, joilla saadaan pyyhittyä pölyjä vaaleihin liittyvien ennakkoluulojen päältä ja samalla raikastettua oman organisaation brändiä.  

Digitaalisilla ratkaisuilla pienennetään virheen riskiä ja vapautetaan omaa aikaa vaalien suunnitteluun

Eikö olisi mahtavaa, jos paperilomakkeiden sijasta ehdokkaaksi haluavat jäsenet voisivat vain kirjautua verkkopalveluun ja ilmoittautua ehdokkaaksi? Tai entä jos asiamies voisi saman verkkopalvelun kautta kutsua ehdokkaita omalle listalleen?

Edita Primalla on tarjota ratkaisut sekä suoraan henkilövaaliin, että asiamiesten keräämien ehdokaslistojen pohjalta toteutettavaan suhteelliseen vaaliin. Tunnistautumisen yhteydessä ehdokasasettelupalvelumme varmistaa jäsenen vaalikelpoisuuden ja varmistaa että ehdokas muiltakin osin täyttää vaalijärjestyksessä määritetyt kriteerit. Samassa yhteydessä ehdokas antaa omat yhteystietonsa ja täyttää muut sellaiset henkilötiedot, joita ei ole tallennettu jäsenrekisteriin. 

Enää ei siis tarvitse kerätä asiamiesten keräämiä paperisia ehdokaslistoja, tarkistaa niille nimettyjen ehdokkaiden ja asiamiesten vaalikelpoisuutta, eikä tarkistaa, ettei sama henkilö ole usealla listalla ja varmistaa, että jokaiselta ehdokkaalta on saatu henkilötietolain vaatima aktiivinen suostumus henkilötietojen käsittelylle. 

Digitaalisilla ratkaisuilla ei Excelöintiä, eikä käyttäjien omille koneille tallennettuja henkilörekistereitä. 

Vaalilautakunnan tehtäväksi jää siis ainoastaan hyväksyä valmis ehdokaslista. 

Online-palvelun avulla toteutetun ehdokasasettelun lopputuotteena on siis valmis, numeroitu ehdokaslista. Jokaisen ehdokkaan tiedot on tallennettu suoraan vaalitietokantaan, josta ne ovat siirrettävissä vaalin prosessissa seuraavana vuorossa oleviin vaiheisiin: vaalikoneeseen, äänestyspalveluun, ehdokaslistoille, vaalimainoksiin jne. Tietojen siirto tapahtuu järjestelmien välillä. Henkilötietoja ei siis tarvitse tallentaa omille koneille ja siirtää eri osapuolille sähköposteilla, ftp-siirtopalveluilla tms. tietoturvan kannalta kyseenalaisilla tai muuten tarpeettoman raskailla toimintamalleilla. 

Vaaliprosessi on viestintää ja tiedonsiirtoa 

Kun ehdokasasettelu on saatu päätökseen, niin ei sitten muuta kuin äänestämään! Helppoa ja suoraviivaista, eikö?

Valitettavasti ei aivan. Kun ehdokkaat on hyväksytty, tulisi heille kertoa tästä. Samalla olisi varmasti syytä antaa myös muita ohjeita ehdokkuuteen liittyen. Miten ehdokkaille kerrotaan, miten oman vaalikoneprofiilin saa täytettyä, entä miten tulisi toimia ehdokaskuvan suhteen? Millä tavoin voidaan tukea ehdokkaiden omaa vaaliviestintää? Ja viimeistään tässä vaiheessa tulisi ehdokkaan tietää vähintään oma ehdokasnumeronsa?

Eikä tässä vielä kaikki. Miten saadaan tieto niistä ehdokkaista, jotka ovat oman osuutensa hoitaneet ja miten muistutetaan niitä, joilta asioita on syystä tai toisesta vielä hoitamatta?

Kun kaikki ehdokkaat yhteystietoineen on tallennettu vaalitietokantaan, niin varsin luontevaa olisi lähettää ehdokkaille viestit suoraan sovelluksesta, joka lukee yhteystiedot suoraan samasta tietokannasta. Tässä yhteydessä viestintään voidaan helposti myös huomioida eri käyttäjäryhmät, eli esimerkiksi ehdokkaat, joiden ehdokaskuvaa ei vielä ole järjestelmään tallennettu. 

Editan palvelussa tämä kaikki on mahdollista. Erillisellä vaalitietokantaa hyödyntävällä sovelluksella voidaan valita ehdokas- ja äänestäjäryhmiä valituin kriteerein ja heille voidaan lähettää sms- tai email -viestejä. Viestien pohjana voidaan käyttää valmiita vakioviestejä tai viesti voidaan kirjoittaa myös kulloisenkin tarpeen mukaiseksi. 

Enää ei siis tarvitse tehdä erillisiä palvelupyyntöjä, joiden seurauksena palveluntuottaja tekee tietokantakyselyn ja toimittaa sen tuloksena syntyneen raportin vaalin järjestäjälle siirrettäväksi omaan sähköposti- tai tekstiviestimarkkinoinnin työkaluun. 

Edellä kuvatulla viestinnän työkalulla voidaan säästää merkittävästi työaikaa vaalin valmisteluvaiheessa. Viestien lähettäminen juuri oikeille henkilöille heti tarpeen ilmetessä vapauttaa muuhun  vaalityöhön ja säästää kustannuksia. Palvelu tarjoaa asiakkaillemme myös aidosti kokonaisvaltaisen vaaliratkaisun, jossa on huomioitu myös vaalin eri vaiheiden välissä tapahtuvien siirtymäjaksojen vaatimukset. 

Joko aika olisi kypsä täysin digitaalisille vaaleille?

Suuret ikäluokat on kasvatettu ajattelemaan, että äänestäminen on kansalaisvelvollisuus. Tämä näkyy selvästi lähes kaikissa toteuttamissamme vaaleissa siten, että äänestysprosentti kasvaa äänestäjien iän kasvaessa. Kaikissa vaaleissa toistuu myös sama trendi, jossa sähköisen äänestämisen osuus pienenee äänestäjän iän kasvaessa. 

Nämä asiat on syytä tietää ja hyväksyä vaaleja suunniteltaessa. Aika ei siis ihan vielä ole kypsä postiäänestyksestä luopumiseen. Mahdollisimman korkean äänestysprosentin takaamiseksi on kaikki äänestäjäryhmät syytä ottaa huomioon. 

Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että kaikille äänioikeutetuille on pakko lähettää kallista ja kattavaa postivaalimateriaalia. Voisiko sellaisen lähettää vain valitulle äänestäjäryhmälle? Entä voisiko äänestysmateriaalin korvata painatus- ja jakelukustannuksiltaan huomattavasti edullisemmalla Ilmoitus äänioikeudesta -kortilla, jossa ainoastaan ohjataan äänestäjä  asioimaan digitaalisissa kanavissa? Tai voisiko äänestäjä kenties halutessaan tilata postivaalimateriaalin vain siinä tapauksessa, että haluaa ehdottomasti äänestää postitse?

Jokaisessa toimintatavassa ja toteutuksessa on omat hyvät ja huonot puolensa. Asiakkaan on hyvä tunnistaa omat tavoitteensa ja myös oma jäsenistönsä vaalin toteutustapaa päätettäessä. 

Kuten havaita saattaa, sisältyy vaalien toteuttamiseen lukematon määrä erilaisia päätöksiä, joiden vaikutuksia voi olla vaikea ennakoida päätöksiä tehtäessä. Tässä yhteydessä palvelutoimittajan kokemus asiantuntemus maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin. Yhdistämällä kokemuksemme yli 200 vaalin järjestämisestä kattaviin ja jokaiseen vaalijärjestykseen mukautuviin järjestelmiin saadaan aikaiseksi toteutus, jossa hyödynnetään digitaalisten palveluiden tarjoamat mahdollisuudet täysimääräisesti ilman, että joudutaan tekemään kompromisseja vaalisalaisuuden, tietoturvan tai tietosuojan suhteen. 

Ota rohkeasti yhteyttä, niin pohditaan yhdessä, kuinka toteutamme juuri teidän tarvetta vastaavat ja onnistuneet vaalit.