Vakuutustoiminta perustuu riskin kantamiseen, mikä tarkoittaa vakuutusyhtiön osalta riskien minimointia. Vakuutusyhtiön dokumenttien ja aineistojen luomiseen, hallinnointiin ja jakamiseen osallistuu tavallisesti tilanteesta riippuen useita työntekijöitä. Työvaiheiden määrän kasvu lisää aina myös virheiden mahdollisuuksia.
Vakuutuksiin liittyvät epäselvyydet ja riitatilanteet ovat kasvaneet viime vuoden aikana merkittävästi ja FINE, vakuutus- ja rahoitusneuvontaa tarjoava organisaatio, raportoi yhteydenottojen kasvaneen 15 prosentilla.
Onnistuneen asiakaspalvelun kannalta on tärkeää, että vakuutusyhtiöt pitävät asiakkaat sekä ennen vakuutuksen ottamista että vakuutuksen voimassaoloaikana selvillä vakuutussopimuksen kummankin osapuolen oikeuksista ja velvollisuuksista. Sen lisäksi, että yhtiön tulee varmistaa että esimerkiksi vakuutusehtojen tiedot ovat oikein, on asiakkaiden tärkeää myös pystyä ymmärtämään, mistä ehdoissa todella sovitaan.
Kokonaisuus vaatii yhtiöltä tehokkaat työtavat ja prosessit asiakassopimuksiin liittyvien asiakirjojen tuottamiseksi. Tämä on tärkeää, jotta yritys voi hallita liiketoimintansa riskejä, tehostaa toimintaansa ja parantaa asiakaspalvelua myös epäselvissä asiakassuhteen tilanteissa.
Vakuutusasioissa yhä enemmän epäselvyyksiä
FINE tarjoaa asiakkailleen neuvontaa ja riidanratkaisua pankki-, vakuutus- ja sijoitusasioissa. 3.4.2024 julkaistussa tiedotteessa raportoitiin, että FINE Vakuutus- ja rahoitusneuvontaan saapui viime vuonna lähes 11 000 yhteydenottoa. Yhteydenotoista noin kaksi kolmasosaa liittyi vakuutusasioihin, loput koskivat pankki- ja sijoitusasioita. Yhteydenottoja tuli runsaasti esimerkiksi sairaus- ja kotivakuutuksiin sekä huijauksiin liittyen.
Yleisimpiä yhteydenottojen syitä vakuutusasioissa olivat edellisten vuosien tapaan kotivakuutukseen liittyvät kysymykset vahinkojen korvaamisesta. Myös tapaturmat, kaskovakuutusasiat ja henkilövahingot vastuuvakuutuksessa aiheuttivat paljon kysymyksiä.
Aineistonhallinta noussut vakuutusyhtiöissä entistä tärkeämpään rooliin
Aivan kuten pankkitoiminnassa myös vakuutustoiminnan perusta on se, että vakuutusyhtiö luottaa asiakkaaseen ja asiakas vakuutusyhtiöön. Jos luottamus rakoilee esimerkiksi epäselvien vakuutussopimusten takia, syntyy helposti epäselvissä tilanteissa kiistoja. FINEn näkökulmasta ja asiakasyhteydenottojen perusteella nopea reagointi säästää kaikkien osapuolien resursseja ja parantaa asiakastyytyväisyyttä myös erimielisyyteen ajautuneessa tilanteessa.
Jotta vakuutusyhtiö kykenee reagoimaan nopeasti ja tehokkaasti, vaaditaan yhtiöltä laadukasta ja tehokasta sisäistä organisointia. Sopimukset, laskut, ehdot ja muut selvitykset tulee asiakassuhteen osalta olla nopeasti saatavilla ja aina ajantasalla. Aineistonhallintajärjestelmän avulla vakuutusyhtiöissä minimoidaan riskiä ja vähennetään työvaiheita erityisesti näissä tilanteissa. Liiketoiminnan näkökulmasta voidaan puhua merkittävästä riskin vähentämisestä.
Mitä on digitaalinen aineistonhallinta?
Digitaalinen aineistonhallinta -järjestelmä mahdollistaa yrityksen tietoturvallisen ja tehokkaan tavan hallinnoida, tallentaa ja jakaa digitaalisia aineistoja, kuten dokumentteja. Tarpeiden mukaan määritelty julkaisuautomaatio varmistaa, että asiakkaat saavat aina oikean dokumenttiversion. Tehokkuus lisääntyy, kun enää ei tarvitse käyttää aikaa asiakirjojen ja dokumenttien etsimiseen tai epäröidä, saiko asiakkas varmasti viimeisimmät sopimusehdot.
Nopea, tehokas ja joustava aineistonhallinta on elintärkeää erityisesti silloin, kun vakuutusyhtiön dokumentit ja aineistot sisältävät useita erilaisia versioita, jotka on suunnattu eri kohderyhmille, markkinoille tai esimerkiksi kielialueille.
Kysy lisää palvelustamme.